L’impression a longtemps été l’un des points les plus complexes à gérer dans les environnements professionnels : pilotes à maintenir, serveurs d’impression vieillissants, files d’attente locales, et une sécurité rarement optimale.
Avec Universal Print, Microsoft propose une approche moderne, entièrement intégrée à Microsoft 365 et à Azure, qui supprime la dépendance aux serveurs d’impression traditionnels tout en simplifiant l’expérience utilisateur.
Qu’est-ce que Universal Print ?
Universal Print est un service cloud inclus dans les licences Microsoft 365 Business Premium, E3 et E5.
Il permet de centraliser la gestion des imprimantes directement dans le cloud Microsoft, sans infrastructure locale dédiée, ou presque (voir plus loin).
Concrètement :
- Les imprimantes sont enregistrées dans Microsoft Entra ID (l’annuaire d’entreprise),
- Les utilisateurs peuvent imprimer depuis n’importe quel poste Windows 10 ou 11 connecté à leur compte Microsoft 365,
- Et les administrateurs gèrent le tout depuis le portail Microsoft 365 / Azure, sans pilotes ni serveurs à maintenir.
Comment ça fonctionne
L’architecture repose sur trois éléments simples :
Le service Universal Print dans le cloud
Ce service gère les files d’attente, les droits d’accès et la communication entre utilisateurs et imprimantes.
Le connecteur Universal Print (local)
Le connecteur s’installe une machine (physique ou virtuelle) du réseau, il relie les imprimantes existantes au service cloud.
C’est la partie qui nécessite du matériel local, à moins que toutes les imprimantes soient compatible Universal Print, ce qui est rare dans la pratique, car réservé aux imprimantes professionnelles récentes. Or, un parc informatique a souvent du matériel hétérogène.
Les postes utilisateurs
Les imprimantes partagées apparaissent automatiquement dans Windows, via Intune ou la recherche “Imprimantes d’organisation”.
L’utilisateur n’a rien à configurer :
il ouvre son document, choisit l’imprimante Universal Print, et le travail d’impression transite automatiquement par le cloud vers le connecteur local.
Côté utilisateur : une expérience simplifiée
L’imprimante “suit” l’utilisateur : elle est disponible sur tous ses appareils connectés à Microsoft 365.
Aucune installation manuelle de pilote n’est nécessaire.
Le choix d’imprimantes est contextuel : “par service” ou “par site”, selon la configuration du tenant.
Et en mobilité, il suffit d’être connecté à Internet pour imprimer sur les imprimantes de son entreprise.
Côté administrateur
Plus de serveur d’impression à maintenir ou sauvegarder, tout est hébergé dans Microsoft 365.
Les imprimantes sont enregistrées comme ressources cloud dans Entra ID.
Les autorisations sont gérées avec la même logique que le reste de l’environnement Microsoft 365 (groupes, rôles, MFA…).
Le déploiement automatique est possible via Microsoft Intune.
Les impressions sont chiffrées de bout en bout, conformément aux normes ISO et GDPR.
En résumé
Universal Print, c’est :
L’impression sans serveurs, sans pilotes et sans maux de tête.
Une solution Microsoft 365 pensée pour les environnements modernes, où les utilisateurs travaillent de partout, et où la sécurité reste une priorité.
Vous souhaitez mettre en place l’Universal Print dans votre entreprise? Contactez-nous!